Al vele jaren ontfermt René Braekmans zich over de vele doodsprentjes en doodsbrieven die ons geschonken worden. In elk tijdschrift vindt u een lijst van de schenkers. René en zijn medewerkers steken de doodsprentjes alfabetisch in steekkaartenbakjes; doodsbrieven worden eerst bijgesneden, zodat ze allemaal op hetzelfde formaat in ringmappen kunnen opgeslagen worden. In ons documentatiecentrum vullen de doodsprentjes een hele wand in het bureau, de doodsbrieven een hele wand in de leeszaal.
Zo’n vier jaar geleden namen Liesbet Braekmans en Marc Van Herpe de taak op zich om alle doodsprentjes ook nog eens te inventariseren. Van elk doodsprentje worden de naam, geboorte- en overlijdensgegevens van de overledene en de naam van de partner in de computer ingegeven. Liesbet begon met de letter A en Marc in omgekeerde richting met de Z. Onlangs hebben Liesbet en Marc elkaar ‘ontmoet’ en zo weten we nu dat 102 435 doodsprentjes geïnventariseerd zijn. Sinds de start van dit project worden nieuwe prentjes eerst geïnventariseerd en dan pas in de steekkaartenbakjes geordend. Op dezelfde manier zijn eerst Roeland Ghys en vervolgens Yolande Van Aerden begonnen met het inventariseren van de doodsbrieven. Yolande is al aan de L geraakt en daarmee is ongeveer de helft van het bestand afgewerkt. Moedige heemkundigen noemen wij dat! Als we nu in de computer van ons documentatiecentrum een naam ingeven, dan verwijst de zoekmachine ons niet alleen naar doodsprentjes en -brieven, maar ook naar andere documenten uit ons archief die met deze naam verbonden zijn.